某些單位在實(shí)施“5S”管理時(shí)，總會(huì)輕易地認(rèn)為“5S”僅是打掃衛(wèi)生，保持工作環(huán)境整潔而已，這些活動(dòng)每天都在做，沒有什么可重視的，久而久之，“5S”管理自然流于一種拖拖地、擦擦桌子的表面行為，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
“5S”看起來容易，做起來難，持之以恒堅(jiān)持下來就更難。質(zhì)量管理體系就是靠這些扎實(shí)的基礎(chǔ)工作建立起來的，實(shí)施“5S”管理，必須將其作為一個(gè)過程來看，遵循PDCA循環(huán)的原理，即策劃-實(shí)施-檢查-改進(jìn)。
策劃階段
首先是編制各個(gè)部門的工作流程圖。
第二是在群體之間建立共同愿望。
也就是將“實(shí)施5S管理，提高工作效率”這個(gè)愿望通過開會(huì)、討論、墻報(bào)等形式在每個(gè)成員之間進(jìn)行交流，使大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，在群體之間形成新的認(rèn)識(shí)和語(yǔ)言能力，進(jìn)而誕生新的行為法則，這樣可以幫助培養(yǎng)其中的每個(gè)人主動(dòng)而真誠(chéng)地奉獻(xiàn)和投入，而非被動(dòng)地遵從。
第三是整理流程和物品。
根據(jù)流程圖和新的行為法則，將工作場(chǎng)所的所有物品根據(jù)用途進(jìn)行整理，將不需要的人、事、物加以處理，其要點(diǎn)：首先，對(duì)各種物品進(jìn)行分類，區(qū)分什么是現(xiàn)場(chǎng)需要的，什么是現(xiàn)場(chǎng)不需要的；對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)不需要的物品，要堅(jiān)決清理，這是實(shí)施“5S”的第一步。
實(shí)施階段
首先是整頓環(huán)境。
把需要的人、事、物加以定量、定位。通過前一步的整理，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)需要留下的物品進(jìn)行科學(xué)合理的布置和擺放，以便用最快的速度取得所需之物，在最有效的規(guī)章、制度和最簡(jiǎn)捷的流程下完成作業(yè)。
要點(diǎn)是：物品擺放要有固定的地點(diǎn)和區(qū)域，以便于尋找，消除因混放而造成的差錯(cuò)。物品擺放地點(diǎn)要科學(xué)合理。
例如，根據(jù)物品使用的頻率，經(jīng)常使用的東西應(yīng)放得近些，不常使用的東西則應(yīng)放得遠(yuǎn)些。物品擺放目視化，使定量裝載的物品做到過日知數(shù)，擺放不同物品的區(qū)域采用不同的色彩和標(biāo)記加以區(qū)別。
第二是清掃環(huán)境。
把工作場(chǎng)所打掃干凈,通過清掃活動(dòng)來創(chuàng)建一個(gè)明快、舒暢的工作環(huán)境。清掃活動(dòng)的要點(diǎn)是：
自己使用的物品，如設(shè)備、工具等，要自己清掃，而不要依賴他人，不增加專門的清掃工。
對(duì)設(shè)備的清掃，著眼于對(duì)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)。清掃設(shè)備要同設(shè)備的點(diǎn)檢結(jié)合起來，清掃即點(diǎn)檢；清掃設(shè)備要同時(shí)做設(shè)備的潤(rùn)滑工作，清掃也是保養(yǎng)。
清掃也是為了改善。當(dāng)清掃地面發(fā)現(xiàn)有缺陷時(shí)，要查明原因，并采取措施加以改進(jìn)。
整理、整頓、清掃之后要認(rèn)真維護(hù)，使現(xiàn)場(chǎng)保持完美和最佳狀態(tài)，這就是清潔。它是對(duì)前三項(xiàng)活動(dòng)的堅(jiān)持與深入，從而消除發(fā)生事故的根源。創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使職工能愉快地工作。清潔活動(dòng)的要點(diǎn)是：
環(huán)境不僅要整齊，而且要做到清潔；
不僅物品要清潔，而且人員本身也要做到清潔，如制服要清潔，儀表要整潔；
人員不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的“清潔”，待人要講禮貌、要尊重別人；
要使環(huán)境不受污染，進(jìn)一步消除混濁的空氣、粉塵、噪音和污染源，消滅職業(yè)病。
要制定各種制度鞏固和維護(hù)這個(gè)良好的工作環(huán)境。
改進(jìn)階段
培養(yǎng)和提高素養(yǎng)。努力提高人員的素養(yǎng)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，這是“5S”活動(dòng)的核心。沒有人員素質(zhì)的提高，各項(xiàng)活動(dòng)就不能順利開展，開展了也堅(jiān)持不了。
所以，抓“5S”活動(dòng)，要始終著眼于提高人的素質(zhì)。
通過前一階段的策劃、實(shí)施和檢查工作，大家在共同的愿望和新的行為法則作用下，實(shí)施和落實(shí)“5S”管理，進(jìn)而改善了原有的心智模式，實(shí)現(xiàn)了自我超越，在環(huán)境-心情-工作-效率這些因素之間，學(xué)習(xí)用系統(tǒng)思考的方法來探求它們內(nèi)在的關(guān)系。
改進(jìn)“5S”及其他管理體系。在改善心智模式和學(xué)會(huì)系統(tǒng)思考之后，我們會(huì)對(duì)原已建立的管理模式做重新審視。從而進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)，對(duì)自身提出更高的要求。
因此將“5S”作為一個(gè)過程來管理，堅(jiān)持PDCA循環(huán)，不斷提高現(xiàn)場(chǎng)的“5S”水平，即要通過檢查，不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷解決問題。
因此，在檢查考核后，還必須針對(duì)問題，提出改進(jìn)的措施和計(jì)劃，使“5S”活動(dòng)堅(jiān)持不斷地開展下去。
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